Hausmesse und Tag der offenen Tür: So planen Sie ein Event, das Aufträge bringt

Warum sich ein eigenes Event 2026 lohnen kann

Viele Leistungen im Handwerk sind schwer zu verstehen, solange man sie nicht sieht: Wie leise ist eine Wärmepumpe wirklich? Wie fühlt sich eine bodengleiche Dusche an? Was kann eine smarte Haussteuerung? Eine Hausmesse oder ein Tag der offenen Tür beantwortet diese Fragen zum Anfassen – und bringt Sie mit Interessenten persönlich ins Gespräch.

Das ist gerade jetzt wertvoll. Laut ZDH-Kurzbericht zum 2. Quartal 2026 ist das Geschäftsklima im Handwerk um 13 Punkte auf 102 Punkte gesunken; die durchschnittliche Auftragsreichweite liegt bei 8,7 Wochen. Wer seine Auftragsbücher für die kommenden Monate füllen will, braucht Anlässe, bei denen Kunden sich mit ihrem Projekt beschäftigen.

Ein Event hat dabei einen besonderen Vorteil: Wer Ihren Betrieb, Ihre Ausstellung und Ihr Team einmal live erlebt hat, vergleicht seltener nur den Endpreis. Voraussetzung ist, dass Sie das Event nicht als Fest, sondern als Vertriebstag planen.

Hausmesse, Tag der offenen Tür oder Fachabend?

Bevor Sie Zelte bestellen, klären Sie, welches Format zu Ihrem Ziel passt:

• Hausmesse: Fokus auf Produkte und Projekte, oft mit Herstellerpartnern. Ideal, um Bestandskunden und Interessenten zu einem konkreten Thema zu beraten – etwa Heizungstausch, Bad oder Photovoltaik.
• Tag der offenen Tür: breiter, mit Werkstattführung und Programm für Familien. Gut für Bekanntheit in der Region; die Auftragsgewinnung braucht hier besonders klare Themenstände.
• Fachabend: kleines Format für eine Zielgruppe, zum Beispiel Hausverwaltungen, Architekten oder Gewerbekunden. Mehr dazu unter Hausverwaltungen als Kunden und Gewerbekunden gewinnen.

Legen Sie anschließend messbare Ziele fest: Wie viele Anmeldungen, wie viele Gespräche, wie viele vereinbarte Vor-Ort-Termine? Diese Zahlen steuern alles Weitere – von der Teamgröße bis zum Budget.

Ein Programm mit Anlass und Themenständen

Menschen kommen nicht, weil Sie ein Event veranstalten, sondern weil sie etwas erfahren oder erleben wollen. Planen Sie deshalb um ein bis drei Themen herum:

• Themenstände statt Bauchladen: etwa „Wärmepumpe im Bestand“, „Bad ohne Barrieren“, „Wallbox und Stromspeicher“. An jedem Stand ein Ansprechpartner aus Ihrem Team.
• Kurzvorträge im Stundentakt: 15 Minuten, praxisnah, mit Fragen. Förderthemen sind beliebt – holen Sie dafür einen Energieberater dazu und verweisen Sie auf die tagesaktuellen Bedingungen bei KfW und BAFA, statt selbst Fördersätze zu versprechen.
• Live-Vorführungen: Gerät in Betrieb, Material zum Anfassen, Vorher-nachher-Tafeln aus echten Projekten. Wie Sie diese erstellen, lesen Sie unter Referenzen und Vorher-nachher-Fotos.
• Herstellerpartner: bringen Exponate und Fachwissen mit, manchmal auch Unterstützung bei den Kosten.
• Werkstattführung: zeigt, wer Ihre Monteure sind und wie Sie arbeiten.
• Familienfreundliche Extras: eine betreute Kinderecke sorgt dafür, dass Eltern Zeit für ein Gespräch haben.

Einladen: die richtigen Gäste statt möglichst vieler

Starten Sie mit der Einladung etwa vier Wochen vorher und nutzen Sie mehrere Kanäle:

• Bestandskunden: Ihre wertvollste Zielgruppe – viele haben das nächste Projekt schon im Kopf. Per Brief sind Sie auf der sicheren Seite. Für E-Mails gilt § 7 UWG: Ohne Einwilligung ist Werbung per E-Mail nur unter engen Voraussetzungen an Bestandskunden zulässig. Mehr Ideen unter Bestandskunden reaktivieren.
• Google-Unternehmensprofil: einen Beitrag mit Datum und Programm veröffentlichen. Siehe Google-Unternehmensprofil optimieren.
• Social Media: Countdown, Vorstellung der Themenstände und Gesichter aus dem Team – organisch und ergänzend als lokal ausgespielte Anzeige. Wie das geht, zeigen Instagram: Kunden gewinnen und Meta Ads für Handwerker.
• Lokale Communities: Laut Bitkom nutzen 65 Prozent der Handwerksbetriebe mit Social-Media-Auftritt lokale Plattformen wie Nebenan.de – ideal für Veranstaltungshinweise.
• Partner und Presse: Herstellerpartner, Vereine, Lokalzeitung und Stadtmagazin.

Wichtig: Mit Anmeldung arbeiten. Eine einfache Landingpage mit Formular und Themenauswahl zeigt Ihnen vorab, wer kommt und was ihn interessiert – und liefert die Kontakte für die Nachbereitung.

Am Event-Tag: Gespräche in Termine verwandeln

Der häufigste Fehler: Viele nette Gespräche, aber niemand weiß hinterher, wer was wollte. So vermeiden Sie das:

• Klare Rollen: Wer begrüßt, wer berät an welchem Stand, wer führt den Terminkalender?
• Gesprächsbogen oder Tablet-Formular: Name, Kontakt, Projekt, Zeitraum, nächster Schritt – plus die Einwilligung, ob und wie Sie sich melden dürfen.
• Termine sofort vereinbaren: Wer ernsthaft interessiert ist, bekommt noch am Stand einen Vor-Ort-Termin.
• Ein ehrliches Event-Angebot: etwa ein kostenloser Heizungs-Check oder eine Projektplanung, befristet auf die Wochen nach dem Event. Nur anbieten, was wirtschaftlich passt und Sie einhalten können.
• Fotos mit Bedacht: Weisen Sie am Eingang darauf hin, dass fotografiert wird, und holen Sie für Bilder mit erkennbaren Personen eine Einwilligung ein, bevor Sie sie veröffentlichen.

Nach jedem Gespräch eine Minute für Notizen einplanen. Diese Notizen sind die Grundlage für alles, was danach kommt.

Recht und Steuern: GEMA, Bewirtung, Geschenke

Ein paar Punkte sollten Sie vor dem Event klären – dieser Überblick ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung:

• Musik: Laut GEMA gelten Firmenveranstaltungen als öffentlich; für Musik brauchen Sie eine Lizenz. Melden Sie die Veranstaltung vorher an.
• Bewirtung: Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 Prozent abziehbar, wenn sie angemessen und nachgewiesen sind. Wie Ihre Bewirtung im Einzelfall einzuordnen ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
• Geschenke und Give-aways: Geschenke an Personen, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, dürfen laut § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nur abgezogen werden, wenn sie pro Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt 50 Euro nicht übersteigen.
• Gewinnspiele: klare Teilnahmebedingungen und eine saubere Datenschutzinformation, wenn Sie Kontaktdaten erheben.
• Sicherheit und Versicherung: Prüfen Sie mit Ihrer Versicherung, ob Ihre Betriebshaftpflicht Besucher auf dem Gelände abdeckt, und sichern Sie Werkstatt und Maschinen ab.

Nachbereitung: Die Aufträge entstehen nach dem Event

Ein Event ist erst erfolgreich, wenn aus Gesprächen Angebote und Aufträge werden. Planen Sie die Nachbereitung so genau wie das Event selbst:

• Innerhalb von 48 Stunden: alle vereinbarten Termine bestätigen und Interessenten ohne Termin anrufen – sofern sie zugestimmt haben.
• Angebote zügig schreiben: solange die Begeisterung frisch ist. Tipps unter Angebote schreiben.
• Konsequent nachfassen: mit einem festen Zeitplan, wie in Angebote nachfassen beschrieben.
• Angemeldete, die nicht kamen: freundlich anschreiben und Fotos oder Vortragsfolien anbieten.
• Inhalte weiterverwenden: Fotos, kurze Videos und Fragen der Besucher werden zu Social-Media-Beiträgen und Referenzen.

Notieren Sie bei jedem Auftrag, ob der Kontakt vom Event kam. Nur so können Sie später bewerten, ob sich der Aufwand gelohnt hat.

Kosten und Kennzahlen: Hat sich das Event gelohnt?

Rechnen Sie alle Kosten zusammen: Material, Bewirtung, Werbung, GEMA, Mietgeräte – und die Arbeitszeit Ihres Teams, die an diesem Tag nicht auf der Baustelle ist. Stellen Sie dem diese Kennzahlen gegenüber:

• Anmeldungen und Besucher
• Qualifizierte Gespräche mit konkretem Projekt
• Vereinbarte Vor-Ort-Termine
• Geschriebene Angebote und erteilte Aufträge in den drei Monaten danach
• Kosten pro Termin und pro Auftrag

Die Kosten pro Auftrag können Sie direkt mit Ihren anderen Kanälen vergleichen – etwa Google oder Meta. Wie Sie das sauber rechnen, zeigt Kosten pro Anfrage. Ein Event muss nicht günstiger sein als Online-Werbung, aber es sollte Aufträge bringen, die zu Ihrem Betrieb passen. Gerade in ruhigeren Monaten kann es eine gute Ergänzung sein – mehr dazu unter Winterloch im Handwerk.

Mit klarem Ziel wird aus einem Event ein Vertriebstag

Ein klares Thema, gezielte Einladungen mit Anmeldung, gut vorbereitete Themenstände, Termine direkt vor Ort und eine Nachbereitung innerhalb von 48 Stunden: So wird Ihre Hausmesse oder Ihr Tag der offenen Tür zu einer Quelle für passende Aufträge. Besonders gut funktioniert das bei Gewerken mit erklärungsbedürftigen Produkten, etwa im SHK-Handwerk, bei Elektrobetrieben oder im Küchenstudio.

In unserer Auftragsgewinnung unterstützen wir Sie dabei mit Kampagnen auf Meta und Google, Anmelde- und Anfrage-Funnels sowie echten Fotos und Videos aus Ihrem Betrieb – ausgewertet mit dem RMC-KI-System®.

Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir, wie Ihr nächstes Event planbar mehr Aufträge bringt.